Mengelola sebuah usaha bukanlah hal yang mudah maupun sulit. Yang penting, Anda bisa mengetahui cara pengelolaan yang benar. Salah satunya ialah dengan mengetahui sistem pengolahan data. Dalam sistem akuntansi, sistem pengolahan data terdiri atas sistem input, sistem pemrosesan, dan sistem output. Kenali ketiganya melalui ulasan berikut ini!
1. SISTEM INPUT
– Sistem Input Berbasis Kertas
Proses penginputan data terdiri atas:
- Persiapan dan pengisian dokumen
Pada tahap ini, Anda akan memasukkan dokumen secara manual.
- Pengiriman dokumen ke pengolahan data
Dokumen diketik melalui komputer dan disimpan ke disk.
– Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem ini memungkinkan rekap transaksi online. Jadi, transaksi akan disimpan secara langsung pada komputer. Sistem input tanpa kertas juga dapat dibedakan menjadi dua,yakni:
-
Sistem input tanpa kertas dengan bantuan manusia
Jika menggunakan sistem ini, Anda akan mengetik transaksi secara manual pada komputer. Jadi, ketika ada pemesanan barang, Anda harus mengetiknya sehingga proses transaksi dapat berlanjut. Sementara itu, produk yang dijual juga sudah diberi kode khusus yang bisa dikenali oleh mesin.
-
Sistem input tanpa kertas otomatis
Sistem input ini tidak memerlukan bantuan dari manusia. Salah satu contohnya ialah aplikasi Network Vending Machine. Aplikasi ini memerlukan Elektronik Data Interchange (EDI) yang memungkinkan transaksi berjalan secara otomatis.
2. SISTEM PEMROSESAN
– Sistem Pemrosesan Berbasis- Kertas
Sistem pemporsesan yang berbasis kertas pada umumnya beroritentasi batch. Dalam pemrosesan batch, transaksi diklasifikasikan dan direkam dalam komputer. Proses ini sangatlah membantu apabila ada banyak transaksi yang harus diproses.
– Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Sistem pemrosesan tanpa kertas terdiri atas pemrosesan batch dan pemrosesan real-time. Pemrosesan batch tanpa kertas mengganti ayat jurnal dengan ekuivalen elektronik. Sementara itu, buku besar diupdate secara otomatis dan berkala. Sementara pemrosesan real-time memproses transaksi secara langsung. Jadi, setelah transaksi dimasukkan ke sistem, sistem akan langsung menghasilkan output.
– Sistem Penjualan Real-Time
Sistem penjualan real-time merupakan sistem yang menggunakan teknologi informasi terkini. Tujuannya ialah agar sistem bisa bekerja secara lebih maksimal. Pemesanan pada penjualan real-time dibuar berdasarkan tarikan permintaan. Jadi, barang baru datang setelah ada orderan.
Komponen Sistem Penjualan Real-Time
Agar sistem penjualan real-time dapat terlaksana, ada 3 teknologi yang bisa digunakan. Ketiga teknologi tersebut ialah sistem POS (point of sales), barcode sebagai pengidentifikasi otomatis, dan sistem pemesanan EDI (Electronic Data Interchange).
1. Sistem POS
Sistem POS merupakan sistem yang berfungsi untuk mengumpulkan data penjualan secara ecer. Ketika transaksi dimulai, data akan terkumpul hingga proses transaksi berhasil. Pada sistem POS, terdapat cash register yang dibuat untuk menjadi terminal point of sales. Sistem ini juga memungkinkan rekap transaksi manual. Jadi, pramuniaga dapat mengetik kode barang yang tertera. Selain itu, pemrosesan data juga dapat dilakukan otomatis dengan bantuan alat seperti wand dan scanner. Kedua alat ini bisa digunakan untuk membaca UPC barcode.
Untuk penjualan secara kredit, diperlukan pengecekan informasi nomor rekening konsumen. Selain itu, saldo kredit sebelum transaksi juga akan dilihat. Setelah itu, nomor rekening pelanggan dimasukkan ke dalam terminal POS sehingga sistem komputer dapat mengakses dan mengevaluasi data pelanggan. Terakhir, barulah status rekening ditentukan. Apabila transaksi dikelola oleh sistem, maka secara otomatis sistem akan bekerja hingga akhir proses transaksi.
Penggunaan sistem POS sangatlah berpengaruh pada perusahaan retail. Sistem POS memiliki kemampuan untuk membuat laporan tepat waktu. Selain itu, laporan akan dibuar secara detail dan mencakup organisasi pembayaran, deposit dan penerimaan, organisasi rincian kas, penjualan, dollar disimpan, aktivitas, file pengecek harga, serta file otorisasi cek.
2. Barcode sebagai pengidentifikasi otomatis
Barcode merupakan pemrosesan penjualan yang penting pada sistem realtime. Barcode dapat dibaca mesin dan scanner. Penggunaan sistem UPC barcode membuat perusahaan dapat memanfaatkan sistem penjualan realtime secara efektif.
Dahulu, barcode banyak digunakan oleh penjual grosis. Namun, kini banyak juga barcode yang diaplikasikan pada konsumen. Ketika menggunakan UPC, semua pihak mulai dari pemasok, pengecer, dan konsumen akan memproses data yang sama. Maka dari itu, pengecer tidak perlu lagi menulis kode untuk produk yang mereka jual.
3. Sistem EDI
Sistem EDI ialah pertukaran bisnis secara langsung. Pertukaran ini terjadi antara komputer ke komputer dengan bantuan jaringan komunikasi. Sistem EDI pada komputer pengecer memungkinkan Anda untuk membuat dan memproses pemesanan secara instan. Jadi, pengiriman barang dapat berlangsung dengan cepat. Sementara itu, pemasok juga bisa mengirim tagihan ke pengecer dengan bantuan EDI. Terdapat juga beberapa sistem EDI yang memungkinkan pengecer membayar melalui rekening pemasok dengan bantuan sistem EFT. Transaksi melalui sistem EDI terjadi tanpa campur tangan manusia. Mulai dari pengambilan pesanan hingga proses pengiriman. Selain itu, sistem ini juga bisa mengirimkan katalog elektronik yang berisi informasi harga ke pengecer.
– Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time
Pada umumnya, pemprosesan pesanan dilakukan dalam 7 langkah, yakni:
- Mengirim katalog elektronik ke konsumen
- Estimasi pesanan tiba di tempat konsumen
- Menerima dan menerjemahkan pesanan
- Mengirim surat pemberitahuan mengenai konfirmasi pesanan diterima
- Mengirim informasi pesanan ke gudang
- Membuat dan mengirim pemberitahuan pengiriman barang
- Mengiriman barang
– Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Pada data penjualan realtime, terdapat beberapa pengendalian internal. Contohnya ialah pesanan yang dapat dilakukan tanpa bantunyan manusia. Jadi, konsumen bisa membuat sendiri pesanan yang mereka inginkan. Secara otomatis, pembelian akan langsung diterima oleh sistem. Selain itu, data penjualan realtime juga mengandalkan komputer sepenuhnya. Jadi, transaksi dari awal hingga akhir akan ditangani oleh komputer. Sistem penjualan realtime juga sangat membantu dalam penyerahan faktur.
Lantas, apakah sistem ini benar-benar tidak bisa dicampurtangani oleh manusia? Tentu saja tidak. Masalah-masalah pada data penjualan realtime dapat ditangani dengan mengecek data, log transaksi, serta keamanan komputer.
C. SISTEM OUTPUT
Sistem output dapat dilakukan dengan kertas, tanpa kertas, maupun kombinasi keduanya. Sistem output yang berorientasi pada batch dan berbasis kertas akan menghasilkan output yang banyak dan urut. Sementara itu, sistem yang tidak menggunakan kertas dan real-time cenderung menghasilkan output yang sedikit. Kedua sistem ini memang terbilang praktis, apalagi untuk Anda yang usahanya sudah cukup kompleks.
Semetara itu, pengendalian output dapat mengecek validasi hasil proses. Pengendalian output juga bisa memberikan informasi apakah distribusi output berjalan secara normal. Pengendalian EDP yang terpisah digunakan untuk mengontrol operasi EDP. Biasanya, kelompok pengendalian EDP termasuk ke dalam fungsi audit internal. Agar nantinya kesalahan sistem dapat terdeteksi, sistem haruslah dibuat dengan prosedur tertentu. Prosedur inilah yang bertugas untuk memperbaiki kesalahan dan merekamnya ke sistem sehingga dapat diproses lebih lanjut.